De belangrijkste vragen over het UBO-register

Meer dan 1,5 miljoen organisaties moeten hun UBO’s inschrijven in het UBO-register. UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) zijn de uiteindelijk belanghebbenden van een organisatie. Wat is een UBO en krijgt u ook te maken met het UBO-register? De Kamer van Koophandel (hierna KvK) heeft de 5 belangrijkste vragen en antwoorden op een rijtje gezet.

1. Wat zijn UBO’s?

UBO’s zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een organisatie. Denk aan mensen die meer dan 25% van de aandelen hebben in een bv. Of mensen die meer dan 25% direct of indirect eigendomsbelang hebben in een vof of maatschap. Soms is het moeilijk om te bepalen wie de UBO’s van jouw organisatie. KvK adviseert hier niet in, maar heeft wel informatie over hoe je de UBO’s van je organisatie bepaalt.

2. Waarom is er een UBO-register?

Het UBO-register komt voort uit Europese regelgeving. Het draagt bij aan het voorkomen van het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering. Het UBO-register maakt transparanter wie aan de touwtjes trekt bij organisaties die in Nederland zijn opgericht. Zo kunnen mensen hun financieel-economische criminaliteit niet meer verhullen achter Nederlandse organisaties. Daarnaast kun je, door de openbaarheid van het register, beter geïnformeerd besluiten met wie je zaken doet.

Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden. In Nederland is het beheer van het UBO-register belegd bij de KvK.

3. Moet ik ook UBO’s inschrijven?

Organisaties met de volgende rechtsvormen zijn verplicht om UBO’s in te schrijven:

  • niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
  • stichtingen
  • verenigingen:
    • met volledige rechtsbevoegdheid
    • met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming
  • onderlinge waarborgmaatschappijen
  • coöperaties
  • personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen
  • rederijen
  • Europese naamloze vennootschappen (SE)
  • Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
  • Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV)

Kerkgenootschappen zijn ook verplicht UBO’s in te schrijven. Het is nog onbekend wanneer dit mogelijk is; als dit bekend is worden de kerkgenootschappen hierover geïnformeerd.

Geen opgaveplicht

Heeft je organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan heb je geen opgaveplicht:

  • eenmanszaken
  • beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
  • 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen
  • verenigingen van eigenaars
  • rechtspersonen in oprichting
  • verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
  • publiekrechtelijke rechtspersonen
  • overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)

Buitenlandse rechtspersonen, zoals een Ltd of GmbH, en buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben (‘branch offices’) hoeven geen UBO’s in te schrijven in Nederland. Dat moeten ze in het land van oprichting doen.

De verwerking van persoonsgegevens in het UBO-register gebeurt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

4. Kan ik de UBO’s van mijn organisatie al inschrijven?

Sinds 27 september 2020 kunnen organisaties hun UBO’s inschrijven bij de KvK.

Heb je een bestaande organisatie?

Je schrijft de UBO’s in met een UBO-opgave. Heb je meerdere organisaties? Dan moet je per organisatie UBO-opgave doen. Je hebt hier 18 maanden de tijd voor, dus tot 27 maart 2022.

Ga je een nieuwe organisatie starten?

Je schrijft je startende organisatie en de UBO’s in tijdens het registratieproces aan de balie, of bij de notaris. Daarbij gebruik je UBO-formulieren. Je kunt de UBO’s van je nieuwe organisatie niet online inschrijven.

5. Wie mag de gegevens van geregistreerde UBO’s bekijken?

Wettelijk is bepaald dat een deel van de UBO-gegevens openbaar is. Iedereen mag deze gegevens inzien. Het gaat om de volgende gegevens:

  • voor- en achternaam
  • geboortemaand en –jaar
  • nationaliteit
  • woonland
  • de aard en omvang van het belang

Wil je deze UBO-gegevens inzien? Dat kan door online een KvK uittreksel UBO-register te bestellen. Hiervoor heb je een toegangscode nodig die je eenvoudig kunt aanvragen. Het KvK uittreksel UBO-register is ook te bestellen via KvK Dataservice.

Een deel van de UBO-gegevens is niet openbaar. Alleen bevoegde autoriteiten (zoals het Openbaar Ministerie) mogen deze gegevens inzien. Zij gebruiken dit om onderzoek te doen naar het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering.

Nota bene

Sinds dinsdag 22 november 2022 zijn de UBO-gegevens niet meer openbaar en is het niet meer mogelijk om een KVK uittreksel UBO-register aan te vragen. Minister Kaag van het ministerie van Financiën heeft KVK gevraagd tijdelijk geen informatieverstrekkingen uit het UBO-register meer te verzorgen. Dit besluit is genomen naar aanleiding van de uitspraak van het Europese Hof van Justitie.

Dit artikel verscheen eerder op de website van de Kamer van Koophandel